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在确定档案价值的前提下，对立档单位的发文，同时存在草稿、定稿、正本的 图书扫描，扫描正本；无正本的 南昌图书扫描电子化，扫描定稿；无正本和定稿的，扫描草稿；属于扫描范围的正本存在数份的，选择字迹比较清晰的正本扫描；属于扫描范围的草稿存在数份的，根据时间选择较新的修改稿扫描，如草稿无时间，则选择字迹比较清晰的草稿扫描。另外还要按照档案载体质量情况进行取舍。档案纸张破损、霉变或字迹褪变、信息难以辨认的文件和字迹潦草、无法辨认的文件扫描后也无法识别，所以在没有对其采取抢救措施前不必要扫描。

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只有数字信息才能在电脑系统中得到适当的处理和应用。因此，档案的数字化加工是现代档案管理系统运用的基础。作为专业的档案服务企业，拥有各类高端现代化信息处理设备。在专业人员的操作下，各类纸质文字、图像，以及以模拟信号方式存储的影像档案可转制为*格式的数字信息（文本、电子表格、图片、视频、音频等）进行归类存储。档案管理系统特有光学字符识别（OCR）技术，令客户可以对数字档案进行方便地检索及调阅。数码档案将以光盘或大型数据库存储的方式得到妥帖保管。其中数据库存储档案更以独立双机、异地备份的方式存储，确保信息安全。